Kiloutou ouvre 20 à 30 nouvelles agences chaque année. Pour maîtriser cette croissance et améliorer son efficacité opérationnelle, l’entreprise a décidé de repenser son organisation et son système d’information. C'est pourquoi elle a adopté en avril 2007 l'ERP eBusiness Suite d'Oracle, doublé de la solution de dématérialisation de factures Readsoft.

Cette solution permet de mieux maîtriser sa chaîne fournisseur. Pour commencer, tout achat doit faire l’objet en interne d’une commande. Cette discipline s’avère d’autant plus utile que près de 700 personnes en magasins peuvent effectuer des achats. Une fois la demande saisie dans le module iProcurement, elle est validée ou non puis enregistrée comme commande.

Une fois la facture reçue, elle est scannée par le module Invoices de ReadSoft. Celui-ci vérifie ensuite l’existence du fournisseur dans la base correspondante et valide si une commande est exigée ou non. Quand la facture est reconnue, elle passe dans le module Invoice IT pour être rapprochée avec la commande. La facture est alors enregistrée pour le contrôle quantité/prix/réception, puis pour la mise automatique en règlement.

Adopter une approche progicielle

C’est un important projet de back office que Kiloutou a mené là : abandonner une culture de développement spécifique pour adopter une approche progicielle, mettre en place une vision transverse de l’organisation et harmoniser les procédures. "Dans l’ensemble nous avons bien fiabilisé notre chaîne fournisseur et amélioré nos relations avec eux. Nous avons diminué la circulation de papier, et avons pu dégager du temps à la comptabilité fournisseur pour mettre en place des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse de comptes", explique Christophe Laloyer, Directeur des Etudes au sein de la Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Informations de Kiloutou.

Laurent Perrin