Chaque année, la technologie de géolocalisation de véhicules progresse et la capacité à suivre sa flotte devient plus précise et pointue. Cependant ces progrès s’accompagnent également de responsabilités légales pour les propriétaires d’entreprise et les gestionnaires de parc automobile. Toute personne ou entreprise qui suit un véhicule ou un employé à des fins professionnelles doit se poser les questions suivantes :

• Qu’est-ce qui justifie la mise en place du suivi de véhicules sur ma flotte ?
• Que dois-je dire à mes employés ?
• Comment dois-je traiter les données recueillies avec le suivi de véhicules ?

Avec Quartix, nous examinons les lois qui s'appliquent au suivi de véhicules et des conducteurs et nous expliquons comment vous pouvez vous conformer à la loi tout en utilisant un système de géolocalisation de véhicules.

Quelles lois ont un impact sur le suivi de véhicules ?

Les données de suivi des véhicules relèvent du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui définit les règles, les obligations et les principes clés pour le traitement des données personnelles au sein de l’Union Européenne.

Mais il existe également des directives en matière de santé et de sécurité, comme la CNIL ou les articles L1121-1, L1222-3 et L1222-4 du Code du travail, qui peuvent façonner la manière dont vous collectez et traitez les données de suivi de véhicules, et les attentes que vos conducteurs devraient avoir concernant leurs données privées.

Des guides élaborés par des organisations telles que la CNIL permettent de définir vos responsabilités de manière plus détaillée, mais l'essentiel est qu'il existe des règles concernant le suivi de vos employés et le stockage de leurs données, et que le non-respect de ces règles peut avoir des conséquences.

Qu’est-ce qui est légal au regard de la législation française en matière de suivi de véhicules ?

Il y a quelques questions importantes à se poser pour déterminer si vos besoins en matière de suivi sont conformes à la loi.

• Pourquoi est-ce que je veux suivre mes véhicules ?
• Est-ce que je ne récupère que les données dont j'ai besoin ?
• Quelles sont les mesures mises en place pour assurer la sécurité des données personnelles ?

Les deux premières questions portent sur la détermination de la licéité du traitement des données. En termes simples, cela signifie que les raisons pour lesquelles vous suivez vos véhicules doivent être légalement valables et documentées avant de commencer.

Le RGPD définit six bases légales, mais le suivi de véhicules à des fins professionnelles repose principalement sur la base légale de l’intérêt légitime. En d'autres termes, étant donné que les véhicules d'une entreprise sont sa propriété et/ou qu'ils sont utilisés à des fins professionnelles pour lesquelles l'entreprise paie le carburant, l'assurance et l'entretien, elle a un intérêt légitime à s'assurer que ses véhicules sont suivis et conduits en toute sécurité.

Cependant, certaines entreprises laissent les conducteurs utiliser leurs propres véhicules à des fins personnelles ou autorisent les employés à utiliser les véhicules de l'entreprise en dehors des heures de travail. Le tableau ci-dessous explique les bases légales du suivi de véhicules dans ces cas et indiquent quelles sortes de restrictions peuvent s'appliquer.

Certaines entreprises permettent à leurs employés d’utiliser leurs véhicules en dehors des heures de travail. D’autres peuvent autoriser leurs employés à effectuer des trajets privés. Cependant, il est difficile d’attribuer les coûts d’exploitation aux trajets professionnels ou privés sans une complète visibilité de l’activité de votre flotte durant la journée. Il est également difficile de savoir si vos chauffeurs respectent les règles liées à l’utilisation personnelle des véhicules.

Que pouvez-vous faire pour vous assurer que votre suivi est légal ?

Suivre les directives relatives à la confidentialité des données est le meilleur moyen de se conformer à la législation française.

Vous devriez également avoir une politique de suivi et de traitement des données clairement définie dans le règlement de l'entreprise, pour vous assurer que le suivi de vos véhicules est légal et documenté, et que vos employés connaissent leurs droits. Cela peut par exemple être la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPD), l’élaboration d’un registre de traitement ou encore la mise en place de procédures internes pour renforcer la protection des données.

Vous devez enfin considérer la manière dont vous traitez et stockez les données de suivi de véhicules que vous recevez de vos balises. Le RGPD contient des directives sur le stockage des données, notamment sur la durée pendant laquelle vous pouvez conserver les informations privées de vos conducteurs et sur ce qu'il faut faire en cas de fuite ou de vol de ces dernières.

Comment le suivi de véhicules par Quartix peut-il aider ?

De nombreuses sociétés de géolocalisation, dont Quartix, ont intégré des fonctionnalités qui peuvent vous aider à vous assurer que vous êtes en conformité avec les lois qui s'appliquent à votre besoin de suivi de véhicule. Avec le système Quartix, vous avez accès au :

• Mode Vie Privée : Vous pouvez définir plusieurs périodes pendant lesquelles vos véhicules ne sont pas suivis, afin de protéger la vie privée de vos conducteurs.
• Badge conducteur : Les directives du RGPD prévoient que si un conducteur utilise un véhicule de société à titre privé, il doit avoir la possibilité de désactiver le suivi du véhicule. Notre badge conducteur et notre application Mode Vie Privée le permettent.
• Définition des heures de suivi : Autre option du Mode Vie Privée, les heures de suivi peuvent être configurées en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez établir des heures de surveillance différentes pour les jours de la semaine et les week-ends, ou avoir des paramètres différents pour chaque jour de la semaine, si nécessaire.

Par ailleurs, lorsque vous signez un contrat, Quartix met à votre disposition toutes les informations vous aidant à entrer en conformité avec le RGPD, ainsi que des modèles de document à adapter à votre entreprise, comme un exemple de registre de traitement ou encore une lettre d’information au personnel.

Parce-que Quartix collecte des données sur les véhicules et les conducteurs qui sont mises à votre disposition par le biais de rapports, de carnets et de feuilles de temps, ces données sont stockées sur les serveurs de Quartix. Par conséquent, ces données sont soumises aux mêmes règles et réglementations qui protègent votre vie privée et celle de vos conducteurs.

Les données des clients français sont stockées pendant un an par défaut, mais conformément au RGPD et selon la ou les bases légales qui justifient le suivi de véhicules, cette durée de stockage peut être plus courte, ou étendue jusqu’à maximum cinq ans. Si une durée supérieure à un an est retenue, seules les données des 12 derniers mois sont immédiatement accessibles sur le système. Après un an, les données ne sont accessibles que sur demande.

À propos de Quartix

Depuis plus de 20 ans, Quartix fournit des solutions télématiques et de suivi de véhicules en temps réel aux petites et moyennes flottes. Les entreprises choisissent Quartix pour ses solutions rentables et faciles à utiliser, de l'installation aux rapports. Plus de 20 000 entreprises utilisent les solutions de Quartix pour obtenir des informations utiles sur les mouvements des véhicules, l'utilisation du moteur, le comportement des conducteurs et la consommation de carburant.
Pour plus d’informations sur le suivi de véhicules, contactez-nous par téléphone au 01 70 39 43 70, par e-mail à info@quartix.fr ou consultez notre site quartix.com/fr-fr.

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