Elles restent un moyen classique de confronter et de comparer vos données en :

• suivant l’activité de l’ensemble des véhicules ;
• enregistrant les emplacements, disponibilités, utilisations des véhicules, temps de début et de fin de chaque trajet ;
• contrôlant la consommation de carburant, le kilométrage, la différence entre les trajets professionnels et privés ainsi que les émissions de CO₂ ;
• conservant les documents, les dates de mises en service et autres.

Ces données vous apporteront une visibilité complète de votre flotte et permettront à votre entreprise de :

• réduire les coûts ;
• maintenir vos véhicules en bon état ;
• améliorer la sécurité routière de vos chauffeurs.

La feuille de calcul vous permet d’enregistrer les données de votre flotte et de chercher des tendances qui, une fois identifiées, pourraient être analysées afin d’atteindre certains des objectifs mentionnés précédemment. Cependant, pour gérer votre flotte de manière efficace, l’utilisation des feuilles de calcul traditionnelles pourrait ne pas suffire.

Les pièges des feuilles de calcul

L’utilisation seule des feuilles de calcul pour suivre les données de votre flotte peut être insuffisante, notamment pour les plus grosses flottes. Voici quelques désavantages et défis que leur utilisation peut comporter :

• Limitées : si les feuilles de calcul peuvent constituer une bonne base, elles présentent cependant quelques limites concernant la collecte et l’analyse des données de la flotte. Les données relatives au comportement du chauffeur en sont un exemple. Aujourd’hui, les exigences de la gestion de flotte ont largement dépassé ce que les feuilles de calcul peuvent suivre et prendre en charge.
• Chronophages : l’insertion manuelle de données demande du temps et des efforts constants, sans compter le fait que les données à peine insérées dans une feuille de calcul deviennent obsolètes au fil du temps et pour chaque trajet effectué. Veiller à ce que vos données soient à jour peut être un travail de longue haleine.
• Incomplètes : les feuilles de calcul ne peuvent tout simplement pas vous apporter une visibilité complète sur l’activité de votre flotte, étant donné qu’elles ne rassemblent pas les informations de manière automatisée. En les utilisant, vous renoncez donc à la possibilité de les associer à d’autres sources de données, comme l’intégration de la carte carburant. Aussi, vous ne pouvez pas recevoir de notifications en cas d’incident. Les données de votre feuille de calcul auront toujours un train de retard et dépendront de la personne qui les met à jour.
• Non sécurisées : lorsque vous partagez vos feuilles de calcul en ligne, vous pouvez exposer vos données confidentielles. De plus, si plusieurs utilisateurs ont la capacité de modifier vos feuilles de calcul, les formules pourraient être altérées, voire supprimées par erreur. Il est bien connu que les feuilles de calcul sont difficiles à protéger ; cela pourrait invalider toute politique de protection des données mise en place.
• Peu pratiques : lorsque vos clients vous sollicitent, passer en revue toutes les données de votre feuille de calcul n’est pas la meilleure des solutions. L’utilisation de la feuille de calcul présente aussi d’autres inconvénients : le manque de piste d’audit ou le moyen de vérifier les activités survenues à certaines dates. Quand vous avez besoin de consulter des données rapidement, les feuilles de calcul ne vous fournissent pas de rapports personnalisés.

Comment mieux utiliser les données de votre flotte ?

Il existe de nombreux systèmes de géolocalisation de véhicules et de gestion de flotte innovants capables de remplacer vos feuilles de calculs. Ces systèmes ont la capacité de rassembler et d’interpréter directement les données de votre flotte, y compris :

• la localisation du véhicule ;
• le kilométrage ;
• les excès de vitesse ;
• le style de conduite du chauffeur.

Un système de géolocalisation GPS vous permet d’avoir accès à ces informations en temps réel, sans devoir les intégrer manuellement. Vous aurez accès à l’analyse des données en un simple clic, ce qui vous permettra d’identifier facilement les modifications à effectuer. De plus, vous pourrez voir vos changements en action et constater l’amélioration de vos données dans le temps.

Un système de géolocalisation de véhicules et de gestion de flotte vous apporte les avantages suivants :

• données sécurisées, accessibles à tout moment ;
• collecte de données précise et automatique ;
• fonctionnalités fiables ;
• interface intuitive ;
• piste d’audit complète ;
• informations centralisées.

Tout cela se traduit par une flotte plus efficace et rentable, quelle que soit la taille de votre entreprise.

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