En France, le développement de la facture électronique est le résultat d’initiatives privées. Il a été guidé par un besoin d’automatisation des processus de gestion des grands donneurs d’ordres. Les enjeux actuels du développement de la « e-facture » sont de garantir une égalité de traitement entre une facture papier et une facture électronique et de réduire les obstacles réglementaires et techniques pesant sur la facture électronique.

En termes de volume de factures émises (électroniques ou papier), les PME envoient pour 35% d’entre elles de 1000 à 5000 factures par an (et 30% en envoient entre 100 et 1000). Le volume de factures reçues est légèrement supérieur : 41% des PME déclarent recevoir de 100 à 1000 factures par an, 37% indiquent traiter un volume de 1000 à 5000 factures. Sur le segment du BtoB, une PME interrogée sur deux souligne un intérêt pour les outils de dématérialisation. 28% d’entre elles déclarent dématérialiser leurs factures ce qui, en l’absence de toute incitation réglementaire, souligne l’intérêt des PME pour ce nouveau mode d’échanges qui simplifie la relation commerciale.

« Au-delà des bénéfices généralement actés liés au coût (suppression papier, enveloppe, affranchissement, délai postal), ces éléments soulignent le besoin d’équipement des PME qui permettra le rééquilibrage de la relation avec les donneurs d’ordres. En effet, l’usage de la facture électronique favorisera le respect des délais de paiement grâce à l’envoi et la réception automatisés avec traçabilité qui fait foi », souligne Magali Kolnik, chef de marché dématérialisation de Sage.

Des technologies et des modes de transmission encore très rudimentaires

Le mode d'envoi des factures électroniques le plus utilisé par les PME est le PDF simple par e-mail (83% des entreprises interrogées). Par conséquent, le bénéfice de simplicité évoqué précédemment peut être restreint au simple envoi d'e-mail. « Les PME ne perçoivent pas encore totalement la valeur ajoutée dont elles pourraient bénéficier dans le cadre d’une offre intégrant le processus complet de dématérialisation « machine to machine ». Le PDF, pourtant le mode le plus usité, n’est pas celui qui apporte le plus de bénéfices que ce soit en termes de traçabilité et d’automatisation des processus », souligne Magali Kolnik.

Cependant, l’analyse des modes d’envoi par secteurs d’activité met en lumière des signes de maturité dans l’usage des technologies : le secteur des banques, assurances et services financiers utilise l’EDI pour 20% des PME interrogées, le secteur de la distribution à hauteur de 13%. « La complexité apparente des différentes technologies (signature électronique, EDI), les risques juridiques vis-à-vis de l’administration fiscale et la perception que les investissements et efforts sont surtout au profit du client « grand compte » sont autant de freins à l’essor de la facture électronique et de la dématérialisation fiscale »,souligne Magali Kolnik.

Pour y répondre, l’offre de dématérialisation ne doit pas se limiter à la simple transmission du document facture, mais doit prendre en compte l’ensemble de la chaîne de dématérialisation : transmission d’un fichier structuré permettant l’intégration automatisée de la facture dans le logiciel de gestion du destinataire, traçabilité des échanges fournisseur-client, rapprochement automatique de la facture avec le bon de livraison, stockage et archivage sécurisés, interopérabilité entre les plateformes du marché. Ces éléments sont indispensables pour garantir le développement de l’usage dela facture électronique dans les PME.

B.P