Embauche : n’oubliez aucune formalité
Si vous recrutez un nouveau salarié, il ne suffit pas de signer avec lui un contrat de travail. D’autres formalités obligatoires vous attendent : déclaration unique d’embauche (DUE), registre unique du personnel, affiliations, visite médicale, etc. Attention à ne pas en oublier !
| L’accueil d’un nouveau salarié dans l’entreprise ne se limite pas à la signature de son contrat de travail. Plusieurs formalités d’embauche doivent obligatoirement être réalisées, dont certaines avant même que le salarié ne prenne son poste : soyez vigilant ! Et ces formalités ne sont pas qu’administratives : avez-vous pensé par exemple à la formation à la sécurité ? La déclaration unique d’embauche (DUE) : obligatoire avant la prise de poste La déclaration unique d’embauche (DUE) facilite vos démarches administratives : en une seule déclaration, vous remplissez sept formalités administratives. La déclaration unique d’embauche (DUE) : sept formalités en une déclaration La DUE permet de regrouper : - la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ; - le cas échéant, la déclaration de première embauche dans un établissement ; - la demande d'immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale (s’il n’est pas déjà immatriculé, c'est-à-dire s’il s’agit de son premier emploi) ; - la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage (pour la première embauche) ; - la demande d'adhésion à un service de santé au travail ; - la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ; - la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur support papier. Les délais de transmission de la déclaration unique d’embauche Vous transmettez votre DUE à l’URSSAF dont dépend l’établissement qui embauche le salarié. La transmission peut s’effectuer en plusieurs fois, vous avez la possibilité de la compléter si vous n’avez pas toutes les informations. Certaines des sept formalités de la DUE doivent être remises dans des délais limités. C’est notamment le cas de la DPAE, qui doit être transmise avant l’embauche. Nous vous conseillons donc de communiquer la DUE dans les mêmes délais que la DPAE, c'est-à-dire au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche et au plus tard : - par courrier (lettre recommandée avec accusé de réception) : le dernier jour ouvrable précédant la date prévue de l’embauche. Le cachet de la poste fait foi ; - par minitel (3614 embauche + n° du département), fax ou Internet (www.due.urssaf.fr ou www.net-entreprises.fr), dans les instants qui précédent la prise de fonctions. Quel que soit le moyen de transmission choisi, l’URSSAF vous adresse un accusé de réception dans les 5 jours. Si vous constatez une erreur, vous disposez d’un délai de 2 jours pour en informer l’URSSAF. Attention : en l’absence de déclaration unique d’embauche, vous vous exposez à être condamné à des sanctions civiles et pénales pour dissimulation de travail salarié (« travail au noir ») : jusqu’à 45.000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement, exclusion des marchés publics, etc. Les autres formalités administratives Inscription du nouveau salarié sur le registre unique du personnel Quel que soit le nombre de salariés dans votre entreprise, vous devez tenir à jour un registre unique du personnel (RUP), dans lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauchage et de façon indélébile, tous les salariés occupés par votre établissement. Ce registre contient des mentions obligatoires qui doivent être conservées pendant 5 ans minimum à compter de la date de départ des salariés. Dans le RUP, vous inscrivez : - les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe ; - l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie dans l’établissement ; - pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre valant autorisation de travail. Vous devez également y préciser les situations suivantes : - apprentissage ; - contrat à durée déterminée ; - travailleur temporaire ; - travailleur à temps partiel ; - travailleur mis à disposition par un groupement d’employeurs. Aucune forme particulière n’est imposée pour le registre unique du personnel. Il peut donc être tenu sur un support informatique. Dans ce cas, il peut être dispensé de déclaration préalable auprès de la CNIL à condition de respecter les termes de la délibération n° 2004-097 du 9 décembre 2004 (finalités du traitement, informations traitées, sécurisation des données, etc.). Si le registre n’existe pas ou s’il comporte des mentions erronées ou incomplètes, vous risquez une amende de 750 euros. Affiliation à la caisse de retraite complémentaire, mutuelle et prévoyance Tout salarié embauché doit être affilié : - à PRO BTP, pour la retraite complémentaire et prévoyance maladie ; - à la caisse des congés payés du BTP. Vos obligations vis-à-vis du nouveau salarié Visite médicale d’embauche Votre nouveau salarié doit effectuer une visite médicale d’embauche avant sa prise de fonctions ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai. Attention : pour les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée (SMR), la visite médicale s’effectue impérativement avant la prise de fonctions. Sont notamment concernés : - les salariés affectés à certains travaux comportant des risques spéciaux ; - les salariés handicapés ; - les femmes enceintes ; - les jeunes de moins de 18 ans ; - etc. Nous vous proposons de télécharger gratuitement un modèle de courrier à la médecine du travail pour demander une visite médicale d’embauche. Notez-le : sauf si le médecin du travail l'estime nécessaire ou si le salarié en fait la demande, la visite médicale d’embauche n’est pas nécessaire si (Code du travail, art. R. 4624-12) : - le salarié est appelé à occuper un emploi identique ; - le médecin du travail est en possession de la fiche d'aptitude du salarié ; - aucune inaptitude n'a été reconnue lors du dernier examen médical intervenu au cours soit des 12 mois précédents si le salarié est ré-embauché par le même employeur, soit des 6 derniers mois lorsque le salarié change d'entreprise. Documents à remettre Vous remettez au nouveau salarié : - un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable d’embauche (DPAE) et mentionnant l'identité de l'URSSAF destinataire de la déclaration ; - le volet détachable de l'accusé de réception adressé par l'URSSAF suite à la déclaration unique d’embauche. Vous êtes dispensé de ces formalités si le contrat de travail comporte l’identification de l’URSSAF et qu’il rappelle au salarié qu’il dispose d’un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant. N’oubliez pas également de l’informer de la convention collective qui lui est applicable, où il peut la consulter, lui remettre la documentation relative à l’épargne salariale (le livret d’épargne salarial), la mutuelle, etc. Information et formation à la sécurité Il s’agit d’une obligation parfois omise ou prise à la légère par les employeurs : c’est une grave erreur ! Les contentieux en la matière se multiplient et la responsabilité de l’employeur (en cas d’accident de travail notamment) peut être retenue si cette formation est insuffisante. Elle doit notamment être pratique et appropriée au poste que le salarié va tenir. Il ne suffit pas de remettre aux salariés les consignes de sécurité, de leur faire visionner un film, ou de leur remettre le règlement intérieur de l’entreprise. Le contenu de la formation à la sécurité des nouveaux embauchés inclura 3 grands domaines : - l’exécution du travail (modes opératoires, fonctionnement des dispositifs de sécurité, gestes à privilégier ou à bannir, etc.) ;
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| Source > Embauche : n’oubliez aucune formalité Editions Tissot :Droit du travail , convention collective bâtiment et Classification ETAM | |||
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Embauches à la rentrée de septembre : n’oubliez pas d’effectuer toutes les formalités !
Vous avez peut-être des nouveaux chantiers qui démarrent à la rentrée et qui nécessitent d’embaucher de nouveaux salariés. Plusieurs formalités administratives et déclaratives devront alors être effectuées.
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