Plus qu’un simple changement de chiffres, cette mise à jour fiscale bouscule l’ensemble du processus de gestion des entreprises. Les activités commerciales et comptables sont les premières concernées. En effet, selon leur activité, les entreprises doivent mettre à jour leurs tarifs TTC dans leurs catalogues, leurs forfaits et abonnements proposés aux consommateurs ou encore l’étiquetage et l’affichage des prix en boutique. Parallèlement, elles doivent réviser les documents commerciaux tels que les devis et mettre en ordre les comptes comptables.

La principale difficulté des artisans et des petites entreprises face à ce changement de taux de TVA est qu’ils ne peuvent pas stopper leur activité à un instant T pour effectuer les mises à jour nécessaires. Ces derniers doivent être particulièrement vigilants sur ce changement d’impôt afin d’éviter un redressement fiscal ou des litiges avec leurs clients en cas d’erreur. Une réflexion doit donc être menée en amont afin de ne pas perturber la continuité de leur activité et éviter d’avoir à gérer ces mises à jour dans l’urgence.

Pour ce faire, les artisans et petites entreprises doivent anticiper dès maintenant les actions à effectuer pour évaluer l’impact de ce changement fiscal et se mettre en conformité. Frédéric Merriaux, Chef de Marché Petites Entreprises chez Sage leur donne cinq conseils pratiques pour passer aux nouveaux taux de TVA 2014 en toute sérénité.

Mettre à jour sa stratégie tarifaire pour préserver sa compétitivité

Cette augmentation des taux de TVA va irrémédiablement impacter les prix TTC pratiqués par l’entreprise. Afin de conserver une logique de prix psychologiques adaptés au marché (exemple : 9,90 € au lieu de 10 €), les entreprises doivent veiller à réviser et revalider leurs stratégie de prix HT. A défaut, elles prendront le risque de perdre en compétitivité face à la concurrence et ainsi de dégrader leur image et de perdre d’éventuels marchés.

Anticiper et échelonner la mise à jour de l’affichage en point de vente et des supports commerciaux

Le prix d’un produit ou d’un service est une information primordiale. Il permet au client de faire son choix en connaissance de cause et de faire jouer la concurrence.

Dans les commerces, le changement des taux de TVA implique une révision complète de l’affichage des prix (étiquettes, écriteaux, listes de prestations), ce qui peut prendre du temps. Dès lors, une fois la stratégie tarifaire des articles ou des services révisée, il convient d’anticiper et d’échelonner la mise à jour des tarifs en point de vente et/ou sur les supports commerciaux (site internet, catalogues…).

Concernant les catalogues et autres supports commerciaux, les entreprises doivent s’y prendre au plus tôt pour les mettre à jour et commander leur impression. En effet, à la veille du changement de loi, les imprimeurs risquent de se retrouver avec des carnets de commandes trop chargés en décembre. Le risque de goulot d’étranglement est réel et entraînera des retards de livraison.

Les changements de tarifs dans les documents commerciaux tels que les devis et les bons de commande devront également être anticipés en fonction de la date de facturation. Dans la mesure où elle sert de référence pour l’application du taux de TVA, les entreprises devront estimer le meilleur choix de date de facturation en fonction de leurs impératifs d’achat et de vente de biens ou services.

Cette étape doit être réalisée avec minutie car, en cas de différence entre le prix affiché et celui lu en caisse, il est d’usage de faire payer le prix le plus favorable au client. Un retard ou une erreur dans la mise à jour des prix pourrait donc réduire la marge de l’entreprise.

Informer ses clients du changement des tarifs TTC et mettre à jour les documents de vente si nécessaire

Un client qui n’est pas prévenu à l’avance de l’augmentation des tarifs TTC sur les factures de son fournisseur ou de son prestataire pourrait se montrer contrarié. Pour éviter d’éventuelles contestations ou renégociations, il est recommandé aux entreprises de prévenir au plus tôt leurs clients sur le changement de taux de TVA et son impact sur les prix TTC.

La meilleure méthode pour prévenir ses clients que la TVA augmentera au 1er janvier 2014 et que les montants des factures pourraient ne pas correspondre à ceux des devis et des bons de commande est d’inclure cette mention légale: « Le taux de TVA actuellement en vigueur est de 7%/19,6%. Il est prévu que le taux de TVA passe à 10%/20% à compter du 1er janvier 2014. Le montant TTC de votre prestation tiendra compte du taux de TVA applicable à la date de facturation de la prestation. En revanche, les acomptes versés avant le 31 décembre 2013 bénéficieront dans tous les cas du taux de 7% ou de 19,6%. »

Dans certains cas, un avenant pourra être nécessaire pour les contrats en cours qui produiront des factures successives aux montants différents selon qu’elles aient été établies en décembre 2013 ou en janvier 2014.

Consulter son expert-comptable ou son centre de gestion

Les changements de taux de TVA impactent également la comptabilité des entreprises : ajouter les nouveaux taux de TVA dans le plan comptable, associer aux différents taux de taxes les comptes d’achat et vente concernés, mettre à jour la déclaration de TVA…

Il est donc important pour les entreprises de consulter leur cabinet d’expertise comptable ou leur centre de gestion afin de valider avec lui une éventuelle modification des comptes comptables. L’objectif de cette démarche est de faciliter les contrôles avant d’effectuer les déclarations de TVA.

S’équiper d’un logiciel de gestion pour gagner du temps

Avec l’arrivée de ces changements de taux de TVA, le passage à l’année 2014 est l’occasion de s’équiper d’un logiciel de gestion adapté à son activité. Certains éditeurs, comme Sage, intègrent désormais dans leurs solutions de gestion des assistants TVA capables de gérer les modifications des taux dans toutes les pièces commerciales. Cet investissement permet une automatisation des processus et donc un gain de productivité.

C’est aussi anticiper les prochains changements de taux de TVA, ainsi que l’obligation de télédéclarer et de télépayer la TVA. En effet, depuis le 1er octobre 2013, toutes les entreprises réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 80 000 € doivent télédéclarer et télépayer leur TVA. A compter du 1er octobre 2014, cette obligation sera étendue à toutes les entreprises sans condition de chiffre d’affaires.